Collecter les informations des participants
La collecte des bonnes informations des participants est essentielle pour garantir un contrôle d’accès fluide, une communication claire, et une excellente expérience sur place pour toutes les personnes assistant à votre événement.
La collecte des bonnes informations des participants est essentielle pour garantir un contrôle d'accès fluide, une communication claire, et une excellente expérience sur place pour toutes les personnes assistant à votre événement.
Alors que les acheteurs sont les personnes qui effectuent l'achat, les participants sont ceux qui viennent réellement à l'événement.
Par exemple, un acheteur peut acheter trois billets : un pour lui-même et deux pour ses amis. Chaque participant peut avoir ses propres informations personnalisées.
Avec Billy, vous pouvez facilement décider quelles informations collecter pour chaque participant lors du paiement.
Cela vous aide à :
- ✅ Simplifier le contrôle d'accès le jour de l'événement.
- 🎯 Recueillir des données utiles sur votre audience (comme l'âge, le code postal, le poste dans l'entreprise, etc.).
- 💬 Personnaliser votre communication avant et après l'événement, selon le type de billet ou la catégorie de participant.
En personnalisant la collecte des données participants, vous vous assurez que chaque billet est attribué à la bonne personne, tout en gardant une expérience d'achat fluide et intuitive pour vos fans.
⚙️ Comment configurer la collecte d'informations des participants
- Allez dans Événements (Events) dans Billy Studio.
- Sélectionnez l'événement que vous souhaitez modifier.
- Accédez à Canaux de vente → Configurer le parcours du widget → Données participants (Attendees Data).
Vue d'ensemble du formulaire participants
Vous verrez trois options pour configurer la collecte des données participants pour chaque catégorie de billet dans ce canal de vente.
Pour chaque catégorie : vous pouvez demander des informations différentes aux participants !
None
(Aucune) - Signifie que les billets ne sont pas nominatifs : vous ne collectez aucune donnée sur les participants, et les billets ne sont pas associés à des individus spécifiques.
Default
Par défaut, vous collectez le prénom et le nom de chaque participant.
Custom
Si vous choisissez l'option Personnalisé, vous pouvez décider précisément quelles informations collecter auprès des participants, en plus du prénom et du nom par défaut.
Cela vous permet d'adapter votre formulaire en fonction de vos besoins (par exemple, un billet VIP peut nécessiter plus d'informations qu'un billet standard).
Lorsque vous cliquez sur Personnalisé, le menu Ajouter un champ (Add Form Field) apparaît:
| Champ | Description | Exemple d'utilisation |
|---|---|---|
| Âge | Saisie numérique | Vérifiez l'âge pour les événements réservés (ex. : 18+). |
| Pays | Liste déroulante | Savoir d'où vient votre public. |
| Adresse email | Champ texte | Recueillir des contacts pour les confirmations ou suivis. |
| Genre | Liste déroulante | Données démographiques optionnelles. |
| Multi-sélection | Choix multiples | Demandez comment les participants ont entendu parler de l'événement (ex. : réseaux sociaux, newsletter). |
| Numéro de téléphone | Saisie numérique | Collecter des numéros pour les mises à jour de dernière minute ou la logistique. |
| Texte court | Champ libre | Question ouverte comme « Quel est votre artiste préféré ? » ou « Qui vous a invité ? ». |
| Texte | Champ texte sur une ou plusieurs lignes | Une note libre ou une question ouverte. |
| Nombre | Saisie numérique | Taille du groupe, âge ou tout autre décompte. |
| Date | Sélecteur de date | Date de naissance ou date de voyage. |
| URL | Champ de lien | Portfolio, site d'entreprise ou lien vers un réseau social. |
| Booléen | Interrupteur oui/non | Une simple question d'opt-in ou de consentement. |
| Sélection unique | Choix d'une seule option | Préférence de repas ou taille de t-shirt. |
| Adresse | Adresse postale (ligne 1/2, ville, code postal, pays) | Adresse de livraison ou de facturation. |
👀 Une fois les champs sélectionnés et ajoutés, cliquez sur Enregistrer (Save).
Ces champs apparaîtront automatiquement lors du paiement pour que les participants puissent les remplir.
Bonnes pratiques
- Collectez uniquement les informations nécessaires, moins de champs = un processus d'achat plus rapide.
- Utilisez des champs personnalisés pour mieux comprendre votre audience (ex. : pays ou âge).
- Pour les événements VIP ou professionnels, ajoutez des détails utiles à la logistique (ex. : numéro de téléphone).
- Évitez de rendre obligatoires les questions non essentielles afin de maintenir un bon taux de conversion.
🛒 Expérience d'achat
Une fois vos champs configurés, voici ce que verront les fans lors du paiement :
- Les champs supplémentaires que vous avez ajoutés (âge, pays, genre, etc.) apparaîtront directement dans le formulaire.
- Les participants devront remplir tous les champs obligatoires avant de finaliser leur achat.
- Les champs facultatifs seront visibles, mais pourront être ignorés.
📂 Données participants stockées dans le back-office
Toutes les données collectées auprès des participants sont stockées de manière sécurisée dans votre back-office.
Vous pouvez y accéder à tout moment via Participants → Données du formulaire (Form Data), où vous verrez toutes les réponses soumises par vos acheteurs et participants.
⚠️ Fonctionnalités non prises en charge
Pour éviter toute confusion, voici ce qui n'est pas pris en charge :
- ❌ Questions conditionnelles ou logiques (questions dépendantes d'autres réponses).
- ❌ Désactivation des champs obligatoires (Prénom, Nom), ces champs sont toujours collectés.
🎉 En résumé
En personnalisant votre formulaire participants, vous collectez exactement les informations dont vous avez besoin, ni plus, ni moins.
C'est une méthode simple pour mieux comprendre votre public, améliorer vos communications, et simplifier la gestion de votre événement.
👉 Toutes vos données sont organisées, sécurisées et accessibles à tout moment dans Billy Studio.
Collecter les informations acheteurs
La collecte des bonnes informations acheteurs lors du paiement est essentielle pour comprendre votre audience, personnaliser votre marketing et gérer efficacement votre événement.
Créer plusieurs canaux de vente
Vendre via un seul canal limite votre croissance. Tous vos fans voient les mêmes offres, les billets premium se perdent, et vous ne pouvez pas activer vos partenaires ou campagnes spéciales.